Werkgever

Algemeen

Fietslease is interessant, heel interessant. En dat is het heus niet alleen voor de werknemer. We geven je hier alvast de voornaamste redenen waarom een leasefiets voor een werkgever niet te negeren valt:
  • • Fiscaal aftrekbaar
  • Jawel, je leest het goed! Een leasefiets is voor 100% fiscaal aftrekbaar, bovendien is een leasefiets vrijgesteld van RSZ- en werkgeversbijdragen! Meer weten? We leggen het je graag uit iets verderop in onze FAQ.

  • • Gezonde werknemers
  • Beweging is gezond, dat hoeven we je niet meer bij te brengen. Je werknemer voor de fiets laten opteren voor woon-werkverkeer past dan ook perfect in dit plaatje Doordat je werknemers meer bewegen zijn ze niet alleen gelukkiger en gezonder, het ziekteverzuim daalt ook significant. Wist je dat een zieke medewerker gemiddeld circa 300 euro per dag kost aan gemiste omzet en additionele kosten?

  • • Krachtige employer branding
  • The war for talent is een term die steeds vaker opduikt. Werkkrachten met sterke vaardigheden zijn nu eenmaal gegeerd. Als werkgever is het dan ook een extra troef om je werknemers bepaalde voordelen te kunnen aanbieden, en zeker als deze voor jou als werkgever fiscaal zéér interessant zijn. Werknemers kiezen immers niet langer enkel en alleen voor het loonplaatje in hun keuze voor een bepaalde werkgever. Fietsleasing geeft je imago als werkgever een sterke boost en maakt je heel aantrekkelijk op de arbeidsmarkt!

  • • Gezond bedrijf
  • Voor ons milieu moeten we zorg dragen en dat beseffen almaar meer mensen. En dat is maar goed ook! Dankzij fietsleasing zijn er steeds minder auto’s op de weg, waardoor het fileprobleem daalt én de CO2 uitstoot sterk gereduceerd wordt! Ook jij als werkgever kan hieraan je steentje bijdragen. Door te kiezen voor de fiets daalt de CO2 uitstoot van de verplaatsing van jouw werknemer met minstens 97%!

JA! In een bedrijf is elke schakel even belangrijk en dat beseffen we ten volle. Fietslease is dan ook voor elke werknemer beschikbaar. Hoe dit er dan juist mag uitzien, welke fietsen en budgetten er vooropgesteld worden bekijkt VDW Lease graag samen met jou.

Hier zijn verschillende opties. De meest gebruikte en meest eenvoudige manier om fietsleasing te integreren in jouw organisatie is het principe van de loonruil. Jouw werknemer staat een heel beperkt stukje van het brutoloon af in ruil voor de fiets van zijn/haar dromen.

Een andere optie is het omzetten van een deel van de eindejaarspremie voor een leasefiets. Ten slotte is er nog het aanbieden van een mobiliteitsbudget.

VDW Lease bekijkt samen met jou wat de meest geschikte formule is voor jouw organisatie en staat je bij met raad en daad. We bezorgen jou de nodige templates en informatiedocumenten voor de opmaak van het perfecte fietsplan!

VDW Lease geeft je als een van de enige aanbieders in de markt de keuze om élke fiets te leasen. Heeft je werknemer een voorkeur voor een mountainbike, een speed pedelec, e-bike of toch die racefiets? You name it, het is allemaal mogelijk. Als werkgever bepaal je zelf welke types van fietsen en welke budgetten er besteed mogen worden aan een leasefiets. Bij VDW Lease kan je iedere fiets leasen met een aankoopprijs van € 1.500 tot € 20.000

Dankzij onze handige dealerlocator heb je meteen een overzicht van erkende VDW Lease dealers. Ze staan je werknemers bij in het maken van de juiste keuze volgens de vooropgestelde parameters. Deze dealers zijn verspreid over het hele land.

Je kan er als werkgever ook voor opteren om je werknemers slechts bij een beperkt aantal dealers hun keuze te laten maken, of allemaal, the choice is yours! Voor het onderhoud is dit exact hetzelfde. Klik snel even door naar de dealerlocator en bekijk welke dealers het dichtst bij jou in de buurt liggen!

Neen, aansluiting bij VDW Lease is voor elke onderneming volledig kosteloos. Alvorens je je onderneming kan aansluiten bij VDW Lease voeren we een kredietcheck uit. Zo zijn we zeker van een succesvolle samenwerking.
Helemaal niet! VDW Lease werkt met een volledig digitaal en geautomatiseerd platform. Hierop komen alle processen, documenten en informatiebronnen voor de drie partijen (werkgever, werknemer, dealer) samen. Op die manier maken we fietslease heerlijk eenvoudig en biedt VDW Lease jou de complete ontzorging. Wist je dat een klik op de knop volstaat om jouw werknemer toestemming te geven voor het leasen van een fiets? Zo eenvoudig kan het zijn!

Financieel

Neen en dat is net het voordeel. In tegenstelling tot bij bedrijfswagens is een voordeel van alle aard niet van toepassing op een leasefiets. Tenminste, indien de fiets regelmatig wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer.

Je bepaalt als werkgever zelf wat de frequentie zal zijn voor het fiets woon-werkverkeer van je werknemers. Weet dat de meeste van onze klanten ervoor opteren om 20% voorop te stellen als woon-werkverkeer met de fiets. We raden aan om het regelmatig gebruik van de leasefiets voor het woon-werkverkeer vast te leggen in een policy en/of verklaring op eer te vragen aan de werknemer.
Indien de fiets regelmatig wordt gebruikt voor woon-werkverkeer (zie boven), is deze vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheid voor zowel werkgever als werknemer. Als u kiest voor de formule van brutoloonruil betaal je als werkgever minder bijdragen op het loon, vanwege de aftrek van het maandelijkse leasebedrag van het brutoloon. Een lager brutoloon betekent automatisch minder te betalen bijdragen voor de werkgever.
Er zijn verschillende formules mogelijk, afhankelijk van de keuze die je maakt als werkgever. De meest gekozen scenario’s zijn de volgende:

Je betaalt als werkgever de volledige kosten van de fietsleasing. Voor jou als werkgever zeer interessant gezien de fiscaliteit en voor je werknemers betekent dit een vorm van loonsopslag

De maandelijkse kost van de leasefiets wordt verdeeld tussen de werkgever en werknemer. Het bedrag kan in wederzijds overleg bepaald worden

Als werkgever faciliteer je de fietsleasing waarvan het maandelijks bedrag verrekend wordt in het loon van je werknemer. Dit is de meest gekozen en meest eenvoudige formule!

Voor welke formule je ook kiest, VDW lease begeleidt je organisatie van A tot Z
Goed nieuws! Deze is volledig vrijgesteld van belastingen tot een bedrag van 0.24 EUR per gereden kilometer. Als je opteert voor de formule van brutoloonruil kan je werknemer op deze manier het verschil volledig dichtfietsen of zelfs uitkomen op een hoger maandelijks nettoloon.
Neen! Met de formule die VDW Lease heeft uitgewerkt worden de maandelijkse leasebedragen in de boekhouding meteen opgenomen als 100% aftrekbare kost. Handig toch?
Natuurlijk! VDW Lease hanteert hier een beperking van 15% van de cataloguswaarde of 400 euro. Daarnaast dient er bij elk type fiets verplicht een slot gekozen worden. De waarde van het fietsslot tellen we mee in het accessoire budget. De accessoires zijn aan te kopen bij de dealer waar de fiets wordt geleased.
Alle kosten die gemaakt worden voor het aanleggen van fietsinfrastructuur, zijn voor 100% fiscaal aftrekbaar. Denk hierbij aan het voorzien van fietsenstallingen, oplaadpunten, douches, lockers, … Ook hierin kan VDW Lease je organisatie ondersteunen.
Doordat er elke week/maand werknemers bijkomen die een leasecontract aangaan, is een handig overzicht van de leasecontracten geen overbodige luxe. VDW Lease bezorgt je op maandelijkse basis een handig overzicht van de actieve leasecontracten, looptijden, leasebedragen, etc. zodat een vlotte loonadministratie gegarandeerd is!
Een fietsleasing contract loopt doorgaans over 36 maanden, maar kan gespreid worden over een langere periode of verkort worden. Dit is overeen te komen met VDW Lease. Een beëindiging voor afloop van het contract is niet mogelijk.
Neen, tijdens het leasingstraject blijft VDW Lease eigenaar van de fiets.
In de meeste gevallen neemt de werknemer dan de fiets over aan de waarde van de fiets op dat moment, een prikje dus! Hierover ontvangt de werknemer enkele weken voor het aflopen van het leasecontract informatie. Indien hij/zij beslist om de fiets in te leveren zal de fiets geïnspecteerd worden bij de VDW Lease dealer om de staat vast te stellen.

Verzekeringen en onderhoud

Ook hier gaan we voor alle partijen voor een complete ontzorging. Alle contracten die bij VDW Lease worden opgestart zijn voorzien van een BA, omniumverzekering en onderhoudspakket.

In de burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering zijn volgende elementen vervat:

Dekking materiële schade ten aanzien van derden tot een bedrag van 2 500 000 EUR!

Dekking lichamelijke schade ten aanzien van derden zonder een beperking op bedrag

Geen persoonlijke aansprakelijkheid

In de omniumverzekering zijn volgende elementen vervat:

Diefstal gedekt indien fiets correct gestald

Materiële schade gedekt aan fiets

Totaal verlies

Fiets verzekerd tot tot een waarde van 20 000 EUR

Vervangfiets inbegrepen

Ook hier heeft VDW Lease aan gedacht! We voorzien een bijstand 24/7 in België en tot 30km buiten de landsgrenzen! In geval van pech onderweg brengen we de fiets naar de VDW Lease dealer die de werknemer verkiest. Ook de werknemer vervoeren we naar de plaats van bestemming

In de onderhoudspakketten van VDW Lease zijn alle werkzaamheden inbegrepen zodat de fietsen steeds in optimale conditie zijn! Dit natuurlijk voor zover de werkzaamheden onder normaal gebruik en slijtage van de fiets vallen.

Afhankelijk van het gebruik van de fiets zal VDW Lease een basis of premium onderhoudspakket voorstellen.

Vanzelfsprekend is er meer onderhoud aan een fiets die frequent gebruikt wordt dan een fiets waarmee slechts één keer per week een ritje wordt gemaakt

Gedurende de looptijd is de flexibiliteit er om te switchen tussen de 2 pakketten. Stel nu dat je werknemer de fiets veel vaker gebruikt dan gedacht, kan er geswitched worden naar een premium onderhoudspakket. Flexibiliteit ten top!

Er is echter ook de mogelijkheid om zelf in te staan voor het onderhoud. Omniumverzekering, BA-verzekering en bijstand zijn steeds inbegrepen. Hou er rekening mee dat de fiets eigendom is van VDW Lease en deze steeds goed onderhouden moet worden

Werknemer

Algemeen

Neen! In tegenstelling tot bedrijfswagens is een voordeel van alle aard niet van toepassing op een leasefiets. Tenminste, indien de fiets regelmatig wordt gebruikt voor het woon-werkverkeer. Samen met je werkgever bekijk je de frequentie van het woon-werkverkeer.
Leasefietsen zijn vrijgesteld van belastingen en sociale lasten als de fiets regelmatig gebruikt wordt voor woon-werkverkeer
Zeker! Door het inruilen van een klein stukje van je brutoloon kan je voor een prikje rondrijden met de fiets van je dromen! Je bespaart met fietsleasing al snel 40% in vergelijking met een privé-aankoop.
Neen, VDW Lease blijft eigenaar van de fiets gedurende de leaseperiode. Wanneer deze afloopt (standaard looptijd: 36 maanden) kan je de fiets aan een voordelig tarief overnemen.
Helemaal correct! Je werkgever kan een onbelaste fietsvergoeding van max 0,24 EUR voorzien per gefietste kilometer. Indien je wekelijks enkele keren opteert voor woon-werkverkeer, kan je leasefiets een nuloperatie worden of kan je er zelfs geld mee verdienen! Let op: een werkgever is niet verplicht om een fietsvergoeding uit te keren.
VDW Lease geeft je als één van de enige aanbieders in de markt de keuze om élke fiets te leasen. Heb je een voorkeur voor een mountainbike, een speed pedelec, e-bike of toch die racefiets? You name it, het is allemaal mogelijk.

Leaseproces

Heerlijk simpel! Van zodra je werkgever klant is bij VDW Lease ben jij aan zet. Kies jouw favoriete VDW Lease dealer en maak een keuze uit de oneindige mogelijkheden. Heb je jouw ideale fiets gevonden? Laat een offerte opmaken en VDW Lease bezorgt je de instructies voor de verdere stappen.
Bij elke VDW Lease dealer! Op onze website kan je een handige dealerlocator terugvinden. Na aanschaf kan je ook steeds voor je onderhoud terecht bij een van de VDW Lease dealers.
Natuurlijk! VDW Lease hanteert hier een beperking van 15% van de cataloguswaarde of 400 euro. Daarnaast dient er bij elk type fiets verplicht een slot gekozen worden. De waarde van het fietsslot tellen we mee in het accessoire budget. De accessoires zijn aan te kopen bij de dealer waar de fiets wordt geleased.
Na het uitkiezen en configureren van je fiets, wordt een offerte opgemaakt en doorgestuurd naar jouw werkgever. Vervolgens is het wachten op het akkoord van jouw werkgever aan VDW Lease. Van zodra deze wordt goedgekeurd, ontvang je hierover een communicatie met verdere instructies.

In de meeste gevallen gaat dit zeer snel, maar weet dat dit vooral afhangt van fiets tot fiets. Belangrijkste factor: Is de fiets in kwestie voorradig of kan deze besteld worden? Iets dat heden ten dage niet altijd evident is. Indien hij op voorraad is, fiets je binnen enkele dagen rond op jouw nieuwe prachtexemplaar.

Indien je kiest voor een speed-pedelec calculeer je best nog enkele dagen extra in, vanwege de inschrijving van je fiets en het ontvangen van de nummerplaat.

Welke fiets je ook wil leasen, VDW Lease stuurt je steeds een mail met de verwachte levertijd vanuit de dealer.
Van zodra je fiets geleverd en rijklaar is en alle formaliteiten in orde zijn, ontvang je een mail dat je fiets beschikbaar is bij je dealer. We nodigen je graag uit om deze op te halen bij de dealer. Het grote voordeel is dat de dealer al jouw vragen kan beantwoorden en je volledig geïnformeerd veilig de baan op kan!
Dit is jammer genoeg niet mogelijk. Je dient zelf je fiets af te halen en een bewijs van inzet te tekenen. Bij afhaling moet je een geldig paspoort/ID/rijbewijs kunnen voorleggen.

Onderhoud en herstellingen

Daar kan je vanop aan. VDW Lease biedt verschillende onderhoudspakketten aan op maat van de gebruiker, welke zijn afgestemd met je werkgever. Je gaat jaarlijks met je leasefiets op onderhoud zodat deze gedurende de volledige gebruiksduur ‘spik en span’ blijft!

Los van het jaarlijks onderhoud is het belangrijk dat je je fiets correct gebruikt. Poets de fiets daarom regelmatig, pomp de banden op wanneer nodig, etc. Weet dat de fiets gedurende de leaseperiode eigendom blijft van VDW Lease. Als er aan het einde van het contract schade wordt vastgesteld is het mogelijk dat deze schade wordt doorgerekend.
Je brengt je fiets jaarlijks binnen voor onderhoud, waarna jouw VDW Lease dealer een offerte opmaakt aan VDW Lease om het onderhoud uit te voeren. Zodra dit wordt goedgekeurd voert de dealer het onderhoud uit. Na afloop van de werken bezorgt de dealer je een overzichtje waarvan we je vragen dit even te ondertekenen zodat we zeker zijn dat de fiets werd onderhouden en afgehaald.
Het framenummer van je fiets is een unieke letter- en cijfercombinatie van jouw fiets. Elke fiets heeft een eigen framenummer. Dit framenummer vind je (op een sticker) op het frame, vaak in de buurt van de trapas of de onderbuis van je fiets. Vaak staat op deze sticker ook een barcode. Jouw leasecontract en de verzekering zijn gekoppeld aan het framenummer: dus is je fiets gestolen, dan wordt bijvoorbeeld naar dit nummer gevraagd. Ook vragen wij je framenummer wanneer je contact opneemt met VDW Lease.

Verzekeringen

VDW Lease heeft de beste verzekeringsdekking op de markt! Zo is er steeds een omniumverzekering opgenomen voor schade en diefstal van de fiets inclusief bijstand, maar we gaan nog een stapje verder! Ook is er standaard een BA-verzekering opgenomen die materiële en lichamelijke schade aan derden dekt.
Ook hier heeft VDW Lease aan gedacht! We voorzien een bijstand 24/7 in België en tot 30km buiten de landsgrenzen! Als je fiets niet ter plekke kan hersteld worden, brengen we hem naar de door jou gekozen VDW Lease dealer. Maar ook jou laten we niet in de kou staan. Moet je terug naar kantoor, thuis,..? VDW Lease brengt je veilig op je bestemming! Je kan onze bijstand steeds bereiken op het nummer +32 (0)3 871 93 63
Bij een stads- en elektrische fiets is er een vast ringslot voorzien. Bij een racefiets wordt er standaard een los slot voorzien. Een slot is verzekeringsmatig verplicht bij aankoop, het zou immers zonde zijn dat je fiets gestolen wordt, toch?
Neen, helaas niet! Bij verlies van je hoofd- en of reservesleutel neem je best zo spoedig mogelijk contact op met VDW Lease. We zorgen ervoor dat je de nieuwe sleutels thuis krijgt opgestuurd en dat je opnieuw verzekerd kan rondrijden.

Om je fiets te verzekeren moeten de sleutels altijd via VDW Lease worden besteld aangezien Het nieuwe serienummer geregistreerd dient te worden. Zo heb je zelf geen zorgen om een nieuwe sleutel te laten maken!

Ben je jouw sleutel of reservesleutel kwijt van je batterij, dan kun je zelf een sleutel laten bijmaken bij de dealer. De kosten hiervan zijn voor eigen rekening. Ontbreken de batterij sleutels bij het einde van het contract en je besluit de fiets niet over te nemen? VDW Lease zal de sleutel laten bijmaken en rekent hiervoor het bedrag van de sleutel door. Let er dus goed op dat je alle sleutels van de batterij kan inleveren.

Vervelend! Maak daarom altijd je fiets correct vast zodat de kans op diefstal beperkt wordt.

In geval van diefstal laat je altijd een PV maken bij de politie, dit kan via deze handige link, en neem je vervolgens contact op met VDW Lease die jou laat weten welke stappen er nodig zijn om jou dossier aan te maken.

Beëindiging en inlevering

Ja, dat kan zeker! En dat tegen een heel gunstig tarief. Hierover ontvang je enkele weken voor het aflopen van je leasecontract informatie. Als je beslist van de fiets in te leveren zal de fiets geïnspecteerd worden bij de VDW Lease dealer om de staat vast te stellen. Het is dus belangrijk dat je de fiets goed gebruikt en onderhoudt zodat onaangename verrassingen aan het einde van het contract vermeden worden.
De leasefiets blijft tijdens de leaseperiode eigendom van VDW Lease, we gaan er dus vanuit dat je de fiets onderhoudt alsof het je eigen fiets is. Indien er schade optreed aan de fiets, dien je dit aan de dealer te melden.

Anderen mogen jouw fiets gebruiken. Let er wel op dat jij in alle gevallen verantwoordelijk blijft voor de fiets.
Ja dat heb je! In geval van schade of diefstal wordt er door VDW Lease een elektrische vervangfiets voorzien voor de bestuurder.

Fietswinkel

Algemeen

Goede keuze! Wel dit kan heel simpel. Op onze website vind je een aanmeldingsformulier, waarna we alle gegevens van jou ontvangen en jouw account voorbereiden. Van zodra dit gefinaliseerd is, krijg je een bericht in je mailbox om je account te bevestigen en ben je officieel een erkend VDW Lease dealer!
Helemaal niet. Jouw zitje in het VDW Lease peloton is helemaal gratis.

Klant aanmaken

Dit is niet mogelijk. De werkgever heeft de werknemer een maximaal te besteden bedrag toegewezen, hier dient men zich aan te houden. Indien de werknemer een duurdere fiets wil dan aangegeven, kan hij dit overleggen met de werkgever, die eventueel zijn plafond kan verhogen.
Accessoires kunnen inderdaad mee geleased worden. VDW Lease hanteert hier een beperking van 15% van de cataloguswaarde of 400 euro. Dit moet in het vooropgestelde bedrag passen. Daarnaast dient er bij elk type fiets verplicht een slot gekozen te worden van de merken Abus, Kryptonite, Axa of Trelock. De kostprijs van dit slot brengen we in mindering van het accessoirebudget.

Ja! Iedereen met een BTW-nummer kan een fiets leasen bij VDW Lease. Als de klant niet gekend is in het systeem kan deze geregistreerd worden bij de dealer. Nadat VDW Lease de gegevens heeft gecontroleerd kan de klant een fiets bestellen!

Indien een werknemer van een bedrijf graag een fiets wil bestellen en niet gekend is in het systeem, dient men dit eerst aan te kaarten met de werkgever of HR-Manager. Vanaf dit bedrijf klant is bij VDW Lease kan de werknemer de fiets van zijn dromen kiezen!
Dat kan zeker! En dit als een van de enige leasemaatschappijen op de markt. Dus heb je een onderneming in je buurt die je al lang wil aanschrijven? Actie! VDW Lease ondersteunt je hierin door je de nodige info voor de potentiële klant te bezorgen.
Neen, bij VDW Lease zijn alle merken beschikbaar. Van racefiets, gravelfiets of mountainbike tot e-bike of speed pedelec. Het is allemaal mogelijk! Indien de klant beperkingen oplegt aan het personeel zal deze informatie voor iedere dealer raadpleegbaar zijn zodat er zeker geen foutieve fiets kan aangeboden worden. Bij VDW Lease kan iedere fiets geleased worden met een aankoopprijs van € 1.500 tot € 20.000

Onderhoud en herstellingen

Bij service en onderhoud stuur je een aanvraag tot onderhoud naar VDW Lease. Indien het onderhoud aan de vooropgestelde parameters voldoet wordt de aanvraag automatisch goedgekeurd. Bij het vaststellen van excessen zal VDW Lease in samenspraak met de dealer bepalen wat er dient te gebeuren.

Wat VDW Lease bovendien uniek maakt is dat we van jou als dealer geen uitsplitsing van facturen verwachten zodat bijkomende administratie vermeden wordt. Concreet betekent dit dat we na ons akkoord altijd zullen betalen en de bestuurder niet vragen om kosten zelf te betalen of voor te schieten.

Elke fiets is omnium verzekerd. Indien er een klant binnenkomt met een beschadigde fiets is volgende informatie over te maken aan VDW Lease: een aanrijdingsformulier, een PV (indien de politie ter plaatse is gekomen), foto’s van de schade en een bestek.

Van zodra je deze documentatie ter beschikking hebt, stuur je een mailtje met al deze informatie naar insurance@vdwlease.be.

We houden je vervolgens op de hoogte van de te ondernemen stappen.

Nog een interessant weetje? In onze polis is een elektrische vervangfiets voorzien. Jij als dealer stelt deze ter beschikking aan de klant en de factuur hiervoor stuur je naar insurance@vdwlease.be. Het huurbedrag is vastgelegd. Voor bijkomende informatie hieromtrent staan we je graag ter beschikking.
Een garantieclaim vraag je aan bij de fietsfabrikant zelf. In dit geval dien je VDW Lease te informeren.
Lease de fiets van jouw dromen
Zorgeloos onderweg met de meest complete verzekeringsdekking
Een onderhoudspakket afgestemd op jouw gebruik
6 zaken die jij wil weten vooraleer je start met fietsleasing